Inventario para varias sucursales: transferencias, stock mínimo y reposición

1. Ordena el catálogo común antes de comparar locales

Para comparar sucursales, primero debes identificar el mismo producto de manera consistente. Revisa código interno, descripción, presentación y unidad. Una botella de un litro no es equivalente a una caja de seis botellas aunque compartan marca. Si un local registra packs y otro unidades sin conversión, el consolidado suma cantidades que no representan lo mismo.

En PosGo, un producto interno puede tener varios códigos de barras. Eso ayuda cuando cambia el envase o una edición estacional incorpora otro código, pero el producto y su presentación siguen siendo los mismos: no es necesario duplicar su inventario solamente por esa etiqueta. Si cambia el contenido o la unidad de venta, evalúa una referencia distinta en lugar de forzar la unión.

En compras, la relación del código del proveedor con el producto interno y el multiplicador permite convertir la presentación recibida en unidades de inventario. Mantén esa relación revisada por proveedor y comprueba el tamaño del pack. Una conversión equivocada puede propagarse a las decisiones de todos los locales.

2. Separa existencias físicas, disponibilidad y mercadería en tránsito

Define qué significa cada cantidad que revisa el equipo. Existencia física es lo que está en la ubicación; disponibilidad para vender debe considerar restricciones, reservas y productos no utilizables según tu operación. La mercadería solicitada a un proveedor o a otro local no debe contarse como recibida antes de confirmar su llegada.

La trazabilidad requiere origen, destino, producto, cantidad, unidad, responsable y referencia del movimiento. Una llamada avisando “te mandé una caja” no reemplaza ese registro. Conserva también las fechas de salida y recepción cuando el flujo las permita, para distinguir un traslado demorado de una pérdida o un error de conteo.

No confundas una solicitud con un movimiento completado. Si tu implementación tiene etapas de tránsito, utilízalas; si no las tiene, define con el equipo cómo controlar la salida pendiente de recepción sin duplicar stock. Confirma la configuración en una demostración antes de atribuirle automatismos que no has probado.

3. Registra la transferencia sin crear stock nuevo

Una transferencia redistribuye mercadería: no es una compra ni una venta a un consumidor. No debería aumentar el total de unidades del negocio. El descuento en origen y la incorporación en destino deben corresponder a la misma operación, sin volver a ingresar la misma mercadería como si viniera de un proveedor.

Ejemplo didáctico: el local A tiene 80 unidades y el local B tiene 20. Se trasladan 12 unidades de A a B. Después de la salida hay 68 en A, 20 en B y 12 en tránsito, si tu flujo controla esa etapa. El total sigue siendo 100. Al recibirlas, quedan 68 en A y 32 en B, sin unidades pendientes en tránsito. Las cifras son ilustrativas y no pertenecen a un cliente.

Si llegan solamente diez, no confirmes doce para que el traslado parezca terminado. Registra lo efectivamente recibido e investiga las dos unidades restantes. La diferencia puede ser un error de despacho, una recepción incompleta o mercadería pendiente de entrega; no la clasifiques como merma sin revisar la evidencia. El tratamiento final debe quedar documentado y aprobado por el responsable.

4. Define mínimos por producto y sucursal, no una cifra para toda la cadena

Dos locales pueden vender el mismo artículo a ritmos diferentes. También pueden tener distintos días de abastecimiento, espacio de almacenamiento o demanda estacional. Aplicar un único mínimo a todos puede generar exceso en uno y quiebres en otro.

Una referencia práctica de punto de reposición es demanda media diaria multiplicada por el plazo de abastecimiento, más un stock de seguridad. Úsala como orientación de gestión, no como garantía ni como descripción de una fórmula automática de PosGo. El margen de seguridad depende de la variabilidad de ventas y entregas, la importancia del producto y el costo de mantenerlo almacenado.

Ejemplo ilustrativo: una sucursal vende cuatro unidades diarias y tarda tres días en recibir reposición. La demanda durante ese plazo es de doce unidades. Si el encargado define seis de seguridad, el punto de revisión sería dieciocho. Antes de comprar, mira pedidos pendientes, reservas, productos no utilizables y fechas reales de llegada. No sumes dos veces la misma recepción ni confíes en una entrega que todavía no está confirmada.

Cuando cambia una promoción, el horario o la temporada, revisa la referencia. Un promedio de días normales puede quedarse corto durante un evento; después, mantener ese mismo mínimo puede provocar sobrecompra. Los datos de ventas por hora y producto ayudan a interpretar esos cambios, sin sustituir el criterio del equipo.

5. Decide si conviene transferir o comprar

Antes de emitir una compra, revisa si otro local tiene excedente utilizable. Transferir puede evitar una compra duplicada, pero no siempre es la mejor opción: importan el plazo de traslado, el costo logístico, el vencimiento, las condiciones de transporte y la demanda del origen. No resuelvas un quiebre creando otro.

La reposición debe mirar el horizonte que quieres cubrir y las entradas que efectivamente llegarán dentro de ese periodo. Si las ventas requieren mercadería mañana y el traslado demora varios días, no basta con que exista stock en otra sucursal. Tampoco conviene mover productos que el origen necesitará para una campaña ya planificada.

En la operación documentada de Getit se preparan pedidos según ventas e inventario, con revisión de cantidades y presentaciones del proveedor. Ese caso muestra una forma de apoyar la decisión de compra; no acredita que todos los clientes tengan la misma configuración ni que cualquier pedido se genere sin aprobación. En PosGo, revisa el alcance de compras avanzadas e inventario de tu propuesta.

6. No confundas factura de compra con recepción disponible

Registrar una factura informa qué se compró o facturó; la recepción confirma lo que llegó físicamente. Una entrega parcial puede afectar varias sucursales aunque el documento ya esté ingresado. Si el equipo utiliza el total facturado como disponible, planificará ventas o transferencias sobre mercadería que todavía no existe en la ubicación.

PosGo permite trabajar el ingreso de compras y la relación de productos del proveedor con referencias internas. La operación descrita distingue factura y recepción, y los faltantes pueden dar origen a la gestión de una nota de crédito pendiente con el proveedor. El seguimiento pendiente no significa que el proveedor ya haya emitido ese documento ni que el faltante esté resuelto.

Antes de distribuir una entrega, confirma cantidades recibidas y conversión de packs. Si llega un pack de seis, registra su contenido con la relación correcta; no lo multipliques otra vez cuando lo transfieras a otra sucursal. Lo que se mueve entre locales debe mantener una unidad consistente.

7. Revisa excepciones y cierra el ciclo por local

Una vista consolidada tiene valor cuando ayuda a encontrar problemas concretos: productos bajo el mínimo, traslados pendientes, diferencias de recepción, unidades inmovilizadas y ajustes que se repiten. Revisa los casos con responsables y contexto, no solo con un total que parece correcto.

Un ajuste frecuente no demuestra por sí solo un robo ni debe usarse para responsabilizar automáticamente a una persona. Puede indicar errores de unidad, una recepción mal registrada, un producto duplicado o un conteo incompleto. Investiga la causa y conserva el motivo de la corrección. Los conteos físicos selectivos de productos críticos ayudan a comprobar si el sistema representa la realidad.

Si un dispositivo operó desconectado, comprueba qué movimientos ya se sincronizaron antes de prometer disponibilidad a otro local. “Inventario en tiempo real” depende de que los eventos lleguen al sistema y se registren correctamente. No es una garantía de stock físico ni de actualización instantánea cuando falta conexión.

Para evaluar PosGo, pide una demo con dos locales y un producto real de tu catálogo: recepción por pack, venta, solicitud de traslado, recepción con diferencia y reposición. Confirma qué etapas están disponibles, quién puede autorizar y cómo se consultan los pendientes. Es una prueba más útil que mirar únicamente un dashboard con cifras de ejemplo.

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