Cómo cuadrar folios DTE entre el POS y el facturador

Todas las fuentes para una revisión en línea

En la reportería de Getit, PosGo reúne las ventas, los DTE del facturador y la asignación de rangos CAF. Como PosGo también opera el facturador, dispone además del resultado de envío y respuesta del SII para completar el seguimiento. El tablero de folios permite filtrar por fecha y sucursal, ver documentos conciliados y aislar diferencias; el estado tributario corresponde a la respuesta disponible del proceso de emisión, no a una aprobación supuesta por el solo hecho de vender.

La relación histórica de CAF tiene su propio proceso de sincronización. Por eso el reporte debe distinguir el momento de actualización de los rangos del momento en que llegó una respuesta del SII. Ambos datos son necesarios para contar una historia confiable del documento.

El circuito 360° del folio, paso a paso

El control empieza antes de emitir: se registra el rango autorizado en el CAF y su asignación a una caja o terminal. Cuando el POS vende, guarda el tipo DTE y el folio usado junto con el pedido. El facturador conserva el documento emitido y su comunicación con el SII, incluida la respuesta que recibió. La reportería relaciona estas huellas y permite volver desde una diferencia hasta su origen, incluso cuando el negocio tiene varios locales o cajas de autoservicio.

Este circuito es independiente del control 360° de pagos. Un cobro puede cuadrar con el banco y, aun así, requerir revisión del documento; un folio puede estar conciliado con el facturador mientras el abono de tarjeta sigue pendiente. PosGo muestra ambos controles dentro de una misma operación, sin mezclar sus estados ni dar por resuelto uno porque el otro cuadró.

Qué diferencias debe mostrar el tablero

Un reporte útil no se limita a decir que el total del día no coincide. Debe indicar qué documento falta y cuál es el motivo probable de revisión. Por ejemplo, un pedido puede tener folio en PosGo y no aparecer aún en el facturador; otro puede existir en ambas fuentes con importes distintos. Una fecha diferente también merece contexto: horarios de cierre, sincronización y zona horaria pueden explicar algunos casos, pero no deben ocultarlos.

Un ejemplo simple de auditoría por folio

Supongamos que una boleta electrónica figura en el POS por $18.000 y el facturador guarda el mismo RUT emisor, tipo DTE y folio por $18.000. Si fecha y sucursal también son coherentes, el reporte la marca conciliada. Si el facturador muestra $19.000, debe aparecer una diferencia de $1.000 ligada al pedido y a la caja. Si el documento aún no aparece, se clasifica como faltante en facturador hasta verificar el estado de la emisión o sincronización.

La asignación del rango CAF añade otra pregunta: ¿ese folio pertenecía al tramo entregado a esa caja? Esto es especialmente importante cuando hay varias sucursales, autoservicio o emisión offline. Finalmente se consulta el estado informado por el SII para ese documento. El CAF prueba la autorización del rango, no la recepción del DTE: son controles diferentes dentro del mismo circuito.

Cómo actuar sin interrumpir la venta

Separa la detección de la resolución. El tablero debe conservar el pedido, folio, documento, montos y fechas que sustentan la diferencia. Un responsable revisa la emisión, la respuesta del SII y la sincronización, consulta la caja involucrada y documenta qué corrigió. No conviene reemitir una venta ni reutilizar un folio solo porque el reporte lo muestra como faltante: antes hay que verificar qué ocurrió en el facturador y en la operación local.

Una revisión diaria de excepciones suele ser más manejable que descubrirlas al cierre de mes. La vista consolidada permite priorizar faltantes y diferencias de monto; los filtros por sucursal, caja y tipo DTE ayudan a encontrar la causa. El resultado es una operación más trazable y una conversación más clara entre caja, administración y soporte.

Emitido no es lo mismo que aceptado

Que el POS tenga un folio y el facturador haya generado un DTE no significa por sí solo que el SII lo recibió o aceptó. Como PosGo gestiona también la facturación, el circuito puede mostrar la respuesta efectiva del SII y distinguir lo pendiente de lo observado o rechazado. El SII recomienda verificar la recepción y validez del documento emitido; no basta con asumir el resultado tras enviarlo.

Tampoco significa que un rango CAF pueda moverse entre cajas sin control: el SII responsabiliza al contribuyente por administrar sus folios y prevenir duplicaciones. La ventaja de integrar el recorrido completo es que cada excepción aparece con contexto: qué rango, caja, venta, DTE y respuesta intervino.

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